อารมณ์มักจะพลุ่งพล่านในระหว่างที่มีปฏิสัมพันธ์กับตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าและความตึงเครียดจะเพิ่มสูงขึ้นในช่วงเวลาที่ตึงเครียดที่เราอาศัยอยู่เท่านั้นไม่ว่าคุณจะโทรหาตัวแทนหรือ เข้าหาใครบางคนในร้านค้า มีโอกาสที่คุณจะมีปัญหาที่ต้องการให้พวกเขาช่วยแก้ไขและเมื่อไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่รวดเร็วก็อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะแสดงปฏิกิริยาเกินจริงและพูดในสิ่งที่คุณไม่ได้ตั้งใจ แม้ว่าคุณอาจถูกล่อลวงให้ข่มขู่และพ่นคำสี่ตัวอักษรที่รุนแรง แต่ท้ายที่สุดการทำเช่นนั้นมี แต่จะทำให้เรื่องแย่ลง เพื่อช่วยให้คุณสงบ และ ขอความช่วยเหลือที่คุณต้องการเราได้รวบรวม 27 สิ่งที่คุณไม่ควรพูดหรือทำในระหว่างการโต้ตอบกับตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าตามที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริการลูกค้ากล่าว และหากต้องการหลีกเลี่ยงวลีเพิ่มเติมโปรดเรียนรู้ 25 สิ่งที่คุณไม่ควรพูดกับแคชเชียร์ขายปลีก .
1“ คุณรู้ไหมคุณเป็นคน…”
Shutterstock
แม้ว่าตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าจะทำงานให้กับ บริษัท ที่ทำให้คุณไม่พอใจ แต่ก็ควรหลีกเลี่ยงการพูดคุยกับบุคคลนั้นกับองค์กรของตน ท้ายที่สุดสิ่งที่รบกวนคุณไม่ใช่ความผิดของพวกเขาโดยตรงและการตำหนิพวกเขาจะไม่ช่วยคุณในระยะยาว โดยเฉพาะ ข้อมูล Kolbaba , ผู้ก่อตั้ง Watchdog การควบคุมศัตรูพืช , ข้อควรระวังในการ 'ใช้' คุณ 'หรือ' ของคุณ 'เมื่ออ้างถึงข้อผิดพลาดที่ บริษัท (หรือตัวแทนคนก่อนหน้า) ทำ'
`` ถ้าพวกเขาดูถูกเป็นการส่วนตัวในเรื่องที่พวกเขาไม่ได้จับมือโดยตรงมันก็เป็นเรื่องของมนุษย์ที่จะรู้สึกมีประโยชน์น้อยลงและตัวแทนเหล่านี้ก็ไม่ต่างกัน 'เขากล่าว คุณควรพยายามเป็นพันธมิตรกับบุคคลที่พยายามช่วยเหลือคุณเพื่อที่คุณจะได้แก้ปัญหาร่วมกัน
ความหมายของความฝันกับงู
2“ ฉันโทรหาเพราะฉันโกรธ”
Shutterstock
โดยปกติแล้วคุณจะโทรติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าเนื่องจากมีบางอย่างไม่ทำงานหรือทำให้คุณหงุดหงิด อย่างไรก็ตามการถ่ายทอดสิ่งนั้นให้กับบุคคลที่อยู่อีกด้านหนึ่งของบรรทัดภายในไม่กี่วินาทีหลังจากทักทายพวกเขาอาจไม่ใช่กลยุทธ์ที่ชาญฉลาดที่สุด
“ เมื่อคุณโทรติดต่อฝ่ายบริการลูกค้ามีโอกาสที่คุณจะรำคาญเนื่องจากผลิตภัณฑ์หรือบริการทำงานไม่ถูกต้องและอาจต้องใช้เวลารอนานในการบูตโทรศัพท์” Kolbaba กล่าว “ ในที่สุดเมื่อคุณได้ใครสักคนมันเป็นเรื่องที่เข้าใจได้อย่างสมบูรณ์หากคุณฟังดูโกรธ แต่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ส่งความโกรธไปที่พวกเขาเพราะอาจทำให้พวกเขารู้สึกได้รับการปกป้องและตั้งเสียงเรียกร้องให้เป็น 'ศัตรู' สำหรับทั้งสองฝ่าย” และสำหรับสิ่งที่คุณไม่ควรพูดกับคนใกล้ตัวคุณมากขึ้นจงค้นพบ 25 สิ่งที่พ่อแม่ไม่ควรพูดกับลูก .
3 'และฉันก็เกลียดด้วย นี้ เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ '
Shutterstock
หากคุณจัดการกับปัญหามาระยะหนึ่งแล้วหรือพบว่าปัญหานั้นน่าหงุดหงิดเป็นพิเศษอาจเป็นการพยายามที่จะเปิดประตูระบายน้ำเมื่อคุณพบคนที่ยินดีรับฟังคุณ แต่การดำเนินการต่อไปเกี่ยวกับปัญหาของคุณแทนที่จะพยายามหาทางแก้ไขเป็นการเสียเวลาของทุกคนและมีแนวโน้มที่จะทำให้ตัวแทนให้ความสำคัญกับคุณน้อยลง
“ เมื่อคุณกำลังสื่อสารว่าปัญหาคืออะไรกับตัวแทนโปรดทราบว่าพวกเขากำลังจดบันทึกและเอาใจใส่อย่างใกล้ชิดเพื่อที่พวกเขาจะได้รู้ถึงต้นตอของปัญหา” Kolbaba กล่าว “ ยิ่งคุณพูดมากก็ยิ่งต้องประมวลผลข้อมูลมากขึ้นดังนั้นเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ควรทำสิ่งต่างๆให้เรียบง่ายและสั้น”
4“ บริษัท ของคุณทำงานผิดพลาดดังนั้นคุณควรแก้ไขปัญหานี้ให้ดีขึ้น”
Shutterstock
ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้ารายนั้นไม่ต้องมีกระเป๋าเจาะ แม้ว่า บริษัท ที่คุณโทรไปจะยุ่งเหยิง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะโกรธแทนตัวแทนที่พยายามช่วยคุณจัดการเรื่องต่างๆได้
“ ควรหลีกเลี่ยงการล่วงละเมิดในรูปแบบใด ๆ (เช่นทางวาจาอารมณ์ ฯลฯ ) โดยสิ้นเชิง” เน้นย้ำ Sarkis Hakopdjanian ผู้อำนวยการฝ่ายกลยุทธ์ให้คำปรึกษาด้านการตลาด The Business Clinic ซึ่งเชี่ยวชาญด้าน บริการฝึกอบรมพนักงาน . “ มนุษย์เหล่านี้พยายามทำงานให้ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ บางครั้งลูกค้าไม่พอใจกับสิ่งที่พนักงานคนอื่นทำหรือเกี่ยวกับนโยบายของ บริษัท และน่าเสียดายที่พวกเขานำเรื่องนี้ไปใช้กับตัวแทนที่พยายามแก้ไขปัญหาของพวกเขา”
ความเมตตาไม่ได้เป็นเพียง แนวทางที่ดีกว่า แต่ก็ยังมีประสิทธิภาพในการจูงใจตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้ามากกว่าการกลั่นแกล้ง และสำหรับความคิดอื่น ๆ ที่ควรอยู่ในหัวของคุณลองดูสิ่งเหล่านี้ 21 สิ่งที่เราทุกคนคิด แต่ไม่ควรพูด .
5“ ฉันกำลังพาไปทำธุระที่อื่น!”
Shutterstock
แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนเป็นไม้เด็ดที่ดีที่สุด แต่การขู่ว่าจะดึงธุรกิจของคุณกลับไม่ค่อยได้ผลเท่าที่ควรในขณะนี้ ประการหนึ่งคือทั้งหมดนี้มักจะเป็นภัยคุกคามที่ว่างเปล่าเพราะในขณะที่ บริษัท อาจทำงานด้วยไม่สะดวกการหาผู้ขายรายใหม่มักจะไม่สะดวกกว่า อีกประการหนึ่งตัวแทนไม่สนใจมากเท่าที่คุณคิด “ พวกเขาน่าจะเป็นพนักงานที่ได้รับค่าจ้างรายชั่วโมงซึ่งก็แค่ทำงานของพวกเขาเท่านั้น” Hakopdjanian กล่าว
6 'มีใครที่พูดภาษาอังกฤษได้ดีกว่านี้ไหม?'
Shutterstock
“ บริษัท บางแห่งจ้างแผนกบริการลูกค้าไปยังประเทศอื่น ๆ ” Hakopdjanian กล่าว “ หลาย บริษัท ยังจ้างผู้อพยพรุ่นแรกที่อาจมีสำเนียง น่าเสียดายที่ลูกค้าบางรายจะเลือกปฏิบัติต่อผู้อื่นตามเชื้อชาติของตน หาก บริษัท ว่าจ้างตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าพูดภาษาอังกฤษได้ดีและมีความเข้าใจในผลิตภัณฑ์ของ บริษัท เป็นอย่างดีพวกเขามีคุณสมบัติเหมาะสมที่จะช่วยแก้ปัญหาของลูกค้าหรือดำเนินธุรกรรมของพวกเขา ไม่จำเป็นต้องมีการเหยียดผิว”
7 'คุณไม่ได้ฟังฉัน”
Shutterstock
บางครั้งคนที่อยู่อีกฟากหนึ่งของสายไม่เข้าใจปัญหาที่คุณกำลังประสบในทันที อย่างไรก็ตามนั่นไม่ได้หมายความว่าพวกเขาไม่ฟังคุณหรือการพูดซ้ำ ๆ ด้วยน้ำเสียงที่กระวนกระวายใจมากขึ้นจะช่วยแก้ปัญหาอะไรได้
“ เราเข้าใจคุณเป็นครั้งแรก - เชื่อฉันเถอะเราทำได้” กล่าว Drew DuBoff นักกลยุทธ์การเติบโตและผู้เชี่ยวชาญด้านการเอาท์ซอร์สที่ จัดการบริการลูกค้า สำหรับบล็อกเกอร์ที่ปรึกษาทางการเงินรายใหญ่ “ คุณเพิ่งร้อนขึ้นโดยไม่มีเหตุผล ให้ลองฟังคำตอบและถามคำถามที่กระจ่างแทน” และสำหรับพฤติกรรมอื่น ๆ ที่ไม่ได้ช่วยอะไรให้ทิ้งสิ่งเหล่านี้ไป 23 สิ่งที่หยาบคายที่คุณไม่ได้ตระหนักว่าคุณกำลังทำอยู่ทุกวัน .
8 'หมายความว่ายังไงฉันทำไม่ได้ ... ?
Shutterstock
“ คำถามนี้มักจะไม่มีประโยชน์ที่จะถามเพราะตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าไม่ได้ควบคุมกฎ พวกเขาบังคับใช้พวกเขา” DuBoff กล่าว “ หากคำตอบของคุณที่ไม่มีสิทธิ์ได้รับเงินคืนคือ 'คุณหมายความว่าอย่างไรฉันไม่สามารถรับเงินคืนได้หากฉันไม่สามารถจ่ายเงินได้อีกต่อไป' คุณควรอ่านนโยบายการคืนเงินล่วงหน้าและแจ้งให้ผู้ซื้อทราบ .”
การพยายามทำความเข้าใจนโยบายเหล่านี้จะช่วยให้คุณได้รับความช่วยเหลือจากตัวแทนในการค้นหาห้องที่ไม่สามารถขยับได้
9“ คุณ $ *% #!”
Shutterstock
บางครั้งคำสาปแช่งที่ถูกต้องให้ความรู้สึกเหมือนเป็นคำตอบเดียวในสถานการณ์ที่ถกเถียงหรือน่าหงุดหงิดโดยเฉพาะ แต่ 'การใช้คำหยาบคายคำสาปแช่งหรือคำสบถไม่ได้ช่วยอะไรในกรณีของคุณ 'DuBoff อธิบาย “ ในความเป็นจริงพวกเขาสื่อสารกับตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าว่าคุณถูกทำให้แย่ลงและคุณจะเป็นศัตรูกับการจัดการ”
เขาอธิบายว่าพนักงานมักจะตอบสนองโดยให้เวลากับลูกค้าในการคลายร้อนซึ่งอาจหมายถึงการรอหลายชั่วโมง (หรือหลายวัน) เพื่อตอบกลับหรือเพียงแค่เพิกเฉยต่อลูกค้าโดยสิ้นเชิงปล่อยให้พวกเขาอยู่กับปัญหาเดิม ๆ ที่ทำให้พวกเขาโกรธจนเริ่ม ด้วย.
“ พนักงานบริการลูกค้าเหล่านี้เป็นมนุษย์ที่ทำงานได้ดีที่สุดเท่าที่จะทำได้” Hakopdjanian กล่าวเสริม “ การสาบานกับพวกเขาไม่เคยกระตุ้นให้พวกเขาทำงานเร็วขึ้นหรือพยายามมากขึ้น มันต่อต้านจริงๆ เมื่อบุคคลถูกเยาะเย้ยหรือรังแกพวกเขาจะไม่ค่อยมีแรงจูงใจที่จะต้องการความช่วยเหลือและอาจมองหาวิธีที่จะยึดมั่นกับนโยบายของ บริษัท ด้วยซ้ำ '
10” ลูกค้าไม่ถูกเสมอไปหรือ”
Shutterstock
ความคิดโบราณนี้ยังคงถูกพูดถึงอยู่บ่อยครั้งโดยลูกค้าที่หลงผิด
“ ลูกค้าไม่ได้ถูกเสมอไป” เขียน Alexandra Sakellariou ในรายชื่อของเธอ“ สิ่งที่น่ากลัวพนักงานบริการลูกค้ารู้ว่าเป็นความจริง . ' 'ลูกค้าเข้าใจผิดหรือสับสนบ่อยกว่า ไม่ว่าพวกเขาจะอ่านป้ายราคาของผลิตภัณฑ์ผิดหรือไม่เข้าใจนโยบายการคืนสินค้าของคุณเพียงเล็กน้อยเมื่อใดก็ตามที่ลูกค้าไม่พึงพอใจโดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการสื่อสารที่ผิดพลาดหรือข้อผิดพลาดในตอนท้าย” และสำหรับเนื้อหาที่มีประโยชน์มากขึ้นซึ่งส่งตรงถึงกล่องจดหมายของคุณ ลงทะเบียนเพื่อรับจดหมายข่าวรายวันของเรา .
11“ ให้ฉันคุยกับผู้จัดการของคุณ”
Shutterstock
บรรทัดนี้จะบอกอีกฝ่ายว่า“ คุณจะไม่สามารถช่วยฉันได้” และในขณะที่บางครั้งผู้จัดการสามารถทำอะไรได้มากกว่าคนที่คุณพูดด้วย แต่การพูดแบบนี้ก็มีโอกาสที่จะย้อนกลับมาได้เช่นกัน
“ สิ่งนี้จะทำให้ตัวแทนที่คุณกำลังพูดอยู่รู้สึกไม่สบายใจทันที” กล่าว Ollie Smith , ผู้ประกอบการแบบอนุกรม และซีอีโอของเว็บไซต์เปรียบเทียบพลังงาน EnergySeek “ หากผู้จัดการปรากฏตัวขึ้นพวกเขาจะแสดงความคิดเห็นเชิงลบต่อคุณก่อนที่พวกเขาจะพูดกับคุณและจะไม่ค่อยมีแนวโน้มที่จะก้าวไปอีกขั้นเพื่อแก้ไขปัญหาของคุณ”
ให้หาวิธีรับตัวแทนด้วยตนเองเพื่อแนะนำให้เพิ่มการโทรหากจำเป็น ตัวอย่างเช่นถามว่า“ เรามีทางเลือกอะไรอีกบ้างในการแก้ไขปัญหานี้” หรือ“ มีใครสามารถช่วยเราได้อีกไหม” ใช้วิธีนี้เป็นการทำงานร่วมกันมากกว่าการเผชิญหน้า
12 'ฉันจะทุบตี บริษัท ของคุณทางออนไลน์!'
iStock
น้ำดื่มที่ดีที่สุดในเรา
การขู่ว่าจะทุบตี บริษัท ทางออนไลน์อาจดูเหมือนเป็นกลวิธีความกลัวที่สมบูรณ์แบบในการให้ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าทำในสิ่งที่คุณต้องการ แต่บ่อยกว่านั้นตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าของคุณไม่ค่อย 'กังวล' เกี่ยวกับภัยคุกคามของคุณ
'ผู้บริโภคเมาไปกับพลังของอินเทอร์เน็ตและโซเชียลมีเดียและพวกเขาประเมินพลังของมันสูงเกินไปอย่างมากในกรณีที่ไม่เห็นด้วยกับการบริการลูกค้าแบบง่ายๆ' ผู้ฝึกสอนการบริการลูกค้า Adam Toporek ในบล็อกของเขาลูกค้าที่ติด 'ภัยคุกคามออนไลน์มีค่าเล็กน้อย ส่วนใหญ่แล้วความคิดเห็นออนไลน์หนึ่งรายการมักไม่ได้ให้คะแนน '
13“ ฉันจะฟ้องคุณ”
Shutterstock
หากเกิดปัญหาขึ้นกับตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าหรือหากคุณไม่พอใจเป็นพิเศษเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินที่ไม่ถูกต้องและไม่สามารถแก้ไขได้การขู่ว่าจะฟ้องร้องในบางครั้งอาจดูเหมือนเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจหรืออย่างน้อยก็อาจทำให้คุณรู้สึกถึง อำนาจในระหว่างการแลกเปลี่ยนของคุณ แต่ในสถานการณ์ส่วนใหญ่การทำเช่นนั้นไม่ใช่ความคิดที่ดี
“ การคุกคามทางกฎหมายไม่จำเป็นต้องส่งผลกระทบอย่างที่คุณตั้งใจ” กล่าว ระหว่างทางไป Lidow ทนายความและผู้ก่อตั้ง บริการเรียกร้องผู้บริโภค Radvocate “ บริษัท ต่างๆมีหน่วยงานกฎหมายเพื่อจัดการกับการดำเนินการทางกฎหมายที่เกิดขึ้นจริง การเพิ่มความเป็นไปได้ในการฟ้องร้องเป็นข้ออ้างที่ดีสำหรับตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าแต่ละรายที่จะพูดว่า 'ไม่ใช่ปัญหาของฉัน' และจบการสนทนา '
14 'ฉันจะให้คุณจ่ายสำหรับสิ่งนี้!'
Shutterstock
หลีกเลี่ยงการทะเลาะกับตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าที่คุณใช้วิธีคุกคามความรุนแรงทางกายภาพ พวกเขาไม่เพียง แต่รายงานการคุกคามของคุณเท่านั้น แต่คุณยังมั่นใจได้ว่าพวกเขาจะไม่เต็มใจช่วยเหลือคุณอีกต่อไป
'ในสถานการณ์ส่วนใหญ่ไม่ควรยอมรับการคุกคามทางกายภาพ' Toporek เขียน 'เมื่อเรียกเก็บภัยคุกคามทางกายภาพแล้วการสนทนาจะจบลง'
15“ ฉันจะไม่จ่าย!”
Shutterstock
คุณอาจไม่สบายใจเมื่อได้รับใบเรียกเก็บเงินค่าเคเบิลและเห็นการเรียกเก็บเงินที่นั่นซึ่งคุณเชื่อว่าต้องเป็นความผิดพลาด แต่เริ่มโทรติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าโดยบอกว่าคุณจะไม่จ่ายค่าธรรมเนียม อาจ จะไม่ช่วยให้คุณพยายามลดต้นทุนนั้นออกไป
“ ในกรณีส่วนใหญ่ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าแต่ละรายจะไม่ได้รับอะไรเลยหากคุณทำหรือไม่จ่ายเงิน” Lidow กล่าว “ บริษัท เหล่านี้ดำเนินการเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ได้ชำระอย่างจริงจังพวกเขาจะไม่ลังเลที่จะส่งคุณไปที่หน่วยงานเรียกเก็บเงินหรือรายงานเครดิตของคุณแม้ว่าคุณจะอ้างว่าการเรียกเก็บเงินนั้นไม่ถูกต้องก็ตาม”
16” คุณไม่รู้ว่าคุณกำลังพูดถึงอะไร”
Shutterstock
บางครั้งสิ่งที่ดูเหมือนว่าผลิตภัณฑ์มีข้อบกพร่องหรือบริการที่ไม่ดีอาจเป็นเพียงความสับสนในส่วนของคุณ แต่นั่นก็ยากที่จะตระหนักได้เมื่อคุณจมอยู่กับความไม่พอใจ ก่อนที่คุณจะกล่าวโทษตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าว่าไม่เข้าใจสถานการณ์ของคุณให้พิจารณาว่าพวกเขาพูดคุยกับผู้คนจำนวนมากที่ใช้ผลิตภัณฑ์และบริการของตนทุกวันดังนั้นจึงอาจมีความเข้าใจว่าคุณไม่เข้าใจ
ตัวอย่างเช่นผู้ใช้ Reddit รายหนึ่งได้เสนอประสบการณ์ที่สนุกสนานเป็นพิเศษที่พวกเขามีในขณะนั้น ทำงานที่ซูเปอร์มาร์เก็ต . ลูกค้ารายหนึ่งโกรธเคืองเกี่ยวกับกุ้งตัวร้ายที่เธอซื้อมาซึ่งทำให้แขกของเธอรังเกียจและถูกสุนัขของเธอปฏิเสธด้วยซ้ำ “ เธอกลับมาประมาณห้านาทีต่อมาและบอกว่าเธอคุยกับใครบางคนที่เคาน์เตอร์ซึ่งเห็นได้ชัดว่าทำให้เธอเข้ามาแทนที่” เรดดิเตอร์เขียน “ เธอซื้อกุ้งสดที่ยังไม่ปรุงสุกซึ่งคิดว่าปรุงสุกแล้ว เธอเพิ่งวางมันลงบนโต๊ะและเสิร์ฟมัน กุ้งดิบดิบ”
17“ งานของคุณยากแค่ไหน?”
Shutterstock
เมื่อคุณรู้สึกท้อแท้คุณอาจพยายามทำให้พนักงานบริการลูกค้าที่คุณกำลังพูดด้วยรู้สึกไม่สบายใจโดยการดูถูกงานที่พวกเขากำลังทำอยู่ นั่นคือประสบการณ์ของผู้ใช้ Reddit คนหนึ่งที่ทำงานที่ Chili’s ที่อธิบายไว้ในไฟล์ กระทู้เกี่ยวกับลูกค้าที่โกรธ .
เมื่อลูกค้าโกรธที่ร้านอาหารไม่มีออร์เดอร์เขาเริ่มถามคำถามที่ไม่เหมาะสมเช่น“ งานของคุณยากแค่ไหน? ' 'คุณจะพลาดได้อย่างไร' และ 'คุณเป็นอะไรไป?” พนักงานของ Chili ขอให้เขาพูดสิ่งที่เขาสั่งและ“ ทันทีที่เขาไปถึงสลัดทูน่าอาฮิฉันบอกเขาด้วยใบหน้าที่ตรงไปตรงมาที่สุดเท่าที่ฉันจะรวบรวมได้ว่าเขาสั่งจากชนบทห่างไกลที่อยู่ติดกัน เขาไม่พูดอะไรเลยไม่ใช่แม้แต่คำขอโทษและหันหลังกลับและเดินออกไป ฉันยังคงได้รับเสียงหัวเราะที่ดีในวันนี้”
18“ คุณเชื่อคนงี่เง่าคนนี้ได้ไหม”
Shutterstock
เมื่อตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าระงับคุณคุณอาจไม่ได้ยินพวกเขา แต่พวกเขาสามารถได้ยินคุณได้อย่างแน่นอน ไม่เชื่อเรา? เพียงตรวจสอบความคิดเห็นบางส่วนในกระทู้ Reddit ที่ถาม ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า เพื่อแสดงสิ่งที่สร้างความรำคาญให้กับลูกค้า 'ถ้าฉัน' พักสาย 'และคุณไม่ได้ยินเพลงฉันก็แค่ปิดเสียง' ผู้ใช้รายหนึ่งเปิดเผย 'ฉันได้ยิน **** ทั้งหมดที่คุณเพิ่งพูดเกี่ยวกับฉัน”
19“ แค่ลืมมันไปซะ”
Shutterstock
ในขณะที่คุณอาจไปที่เครื่องบันทึกเงินสดและเปลี่ยนใจที่จะซื้อสินค้า แต่การทิ้งสินค้าหลายชิ้นไว้ข้างหลังให้คนที่นั่นจัดการไม่ได้ทำให้คุณมีเพื่อนที่ร้าน
หนึ่งเดียว ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า เล่าใน Reddit ว่า“ ฉันมีลูกค้าเข้ามาจริงๆฉันทำงานสุสานที่ร้านขายยาและใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการขนของใส่รถเข็นของเธอ…เธอบอกว่าเธอทิ้งบัตรไว้ในรถแล้วเธอก็จะกลับมาทันที 'ฉันไม่เคยเห็นเธออีกเลย”
อีกประการหนึ่งย้ำว่าเลวร้ายยิ่งกว่านั้นก็คือ ทิ้งไอเทมไว้ที่ใดที่หนึ่งในร้านค้า โดยต้องให้พนักงานค้นหาและ แล้ว วางไว้ “ ถ้าคุณไม่ได้อะไรก็แค่ยื่นให้แคชเชียร์แล้วบอกว่าไม่ต้องการ” พวกเขาเขียน 'อย่าซ่อนไว้ในชั้นวางขนมโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นเนื้อดิน '
20 'ไม่ฉันคุยได้แล้ว'
Shutterstock
คุณสามารถโทรติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าได้อย่างสะดวกสบายจากบาร์ในพื้นที่ของคุณซึ่งมีคนคุยกันเสียงดังมีวงดนตรีเล่นสดและมีลูกค้าตะโกนสั่งเครื่องดื่ม แต่นั่นไม่ได้เอื้อต่อการแก้ปัญหาของคุณโดยเฉพาะ
“ สัตว์เลี้ยงที่สำคัญที่สุดของตัวแทนบริการลูกค้าของเราคือเวลาที่มีคนโทรเข้ามาและพวกเขาอยู่ในสภาพแวดล้อมที่มีเสียงดังมาก” กล่าว ฌอนฟอ ผู้ร่วมก่อตั้งเว็บไซต์ขายรถ SellMax ซึ่ง จัดการการโทรเข้านับพัน ทุกวัน. “ ตัวอย่างเช่นหากสุนัขของคุณเห่าอยู่เบื้องหลังตลอดเวลาหรือคุณมีลูกร้องไห้เสียงดังมากจะทำให้ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้ายากขึ้นมาก เมื่อคุณทำให้งานของใครยากขึ้นพวกเขามักจะทำได้ไม่ดีเท่าที่ควร” ลองติดต่อตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าเฉพาะเมื่อคุณอยู่ในสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมและเงียบสงบ
21“ ให้ฉันบอกคุณเกี่ยวกับ ... ของฉันด้วย”
Shutterstock
เพียงเพราะคนที่อยู่อีกด้านหนึ่งของสายถามว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ไม่ได้หมายความว่าพวกเขาต้องการฟังทุกรายละเอียดในวันของคุณ งานของตัวแทนคือการเป็นมิตรและคำทักทายที่จริงใจของพวกเขาไม่ใช่คำเชิญให้คุณเติมเวลาของพวกเขาด้วยรายละเอียดส่วนตัวที่ไม่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่คุณโทรหา
“ บางครั้งลูกค้าเริ่มเอะอะโวยวายเกี่ยวกับรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมทางธุรกิจของตนโดยสิ้นเชิง” Hakopdjanian กล่าว “ น่าเสียดายที่หลายคนรู้สึกเหงาดังนั้นบางครั้งการสนทนากับตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าอาจเป็นหนึ่งในรูปแบบการติดต่อทางสังคมไม่กี่รูปแบบที่บุคคลอาจมีได้” เพื่อความสุภาพบันทึกเรื่องราวส่วนตัวและให้ตัวแทนไปยังสายถัดไปหรือลูกค้าได้ทันท่วงที
22“ ฟังนะที่รัก…”
Shutterstock
ไม่กี่สิบปีที่ผ่านมาการโทรหาตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าว่า“ ที่รัก” อาจถูกมองว่ามีเสน่ห์ แต่เวลาเปลี่ยนไปและมีแนวโน้มที่จะถูกมองว่าเป็นเรื่องที่น่ายกย่องหรือน่าขนลุก (โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเป็นผู้ชายที่พูดกับผู้หญิง)
วิธีคลายร้อนในหน้าร้อน
“ ฉันขอแนะนำให้หลีกเลี่ยงชื่อสัตว์เลี้ยงเช่น 'hon' 'baby' และ 'sweetie' 'กล่าว Emma Rodbro , หัวหน้า ทีมความสำเร็จของลูกค้า ที่ Seniorly.com “ ไม่ว่าจะเป็นเพศใดฉันพบว่ามันทำให้สมาชิกในทีมรู้สึกว่าพวกเขาไม่ได้รับการเอาใจใส่อย่างจริงจังเท่าที่ควร”
23“ คุณมีเสียงที่เซ็กซี่”
Shutterstock
อย่าลังเลที่จะชมเชยตัวแทนในงานที่พวกเขาทำหรือความช่วยเหลือที่พวกเขาให้ ระวังอย่าล้ำเส้นเข้าไปในอาณาเขตส่วนตัวมากขึ้นเพราะอาจทำให้อึดอัดและอึดอัดมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง“ อย่าบอกใครว่าเสียงของพวกเขาฟังดูดี 'เทกล่าว 'เราได้รับรูปแบบที่แตกต่างกันมากมายที่พวกเขากำลังเล่นโทรศัพท์เป็นหลักและมันก็ค่อนข้างน่าอึดอัดใจเล็กน้อย'
24“ คุณเลิกงานกี่โมง? '
Shutterstock
ในทำนองเดียวกัน Hakopdjanian กล่าวว่าบางครั้งความเป็นมิตรของตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าอาจเข้าใจผิดว่าเป็นคนเจ้าชู้ 'อย่างน้อยที่สุดมันก็ทำให้สถานการณ์อึดอัดโดยไม่จำเป็น' เขาตั้งข้อสังเกต 'ที่เลวร้ายที่สุดคือทำให้ตัวแทนรู้สึกไม่ปลอดภัยหรือตกอยู่ในอันตรายโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากลูกค้าไม่ตอบสนองต่อการปฏิเสธ '
25 'ใช่ แต่มี ด้วย นี้…'
Shutterstock
บุคคลในอุตสาหกรรมบริการต้องรับมือกับลูกค้าจำนวนมากทุกๆชั่วโมงและในช่วงเวลาสั้น ๆ พวกเขาจะต้องเรียนรู้เกี่ยวกับปัญหาที่คุณพบและกำหนดขั้นตอนต่อไปที่ต้องดำเนินการ มีความซับซ้อนเพียงพอโดยที่คุณไม่ต้องพูดถึงปัญหาสองหรือสามเรื่องขึ้นไปพร้อมกัน
“ แยกประเด็นแต่ละประเด็นออกไป” Kolbaba เรียกร้องให้ “ หากคุณมีปัญหาหรือเหตุผลมากกว่าหนึ่งข้อที่คุณโทรหาให้แยกประเด็นเหล่านั้นออกเป็นกลุ่มข้อมูลแยกกันเพื่อให้ตัวแทนจดบันทึกได้แม่นยำยิ่งขึ้น หากคุณเข้าใกล้ด้วยความคิดที่ว่า 'ให้ฉันช่วยคุณช่วยฉัน' คุณจะรู้สึกขอบคุณตัวแทนและจะทำให้กระบวนการราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น '
26 'นั่นคือทั้งหมดที่'
Shutterstock
ในขณะที่คุณต้องการหลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลกับตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้ามากเกินไป แต่คุณก็ต้องระวังที่จะไม่ให้ภาพที่สมบูรณ์แก่พวกเขาด้วย “ การพูดน้อยเกินไปอาจทำให้พวกเขาเดาหรือคิดในสิ่งต่างๆได้” Kolbaba กล่าว “ ในขณะที่ตัวแทนที่ช่ำชองจะรู้ว่าต้องถามและสอบสวนอะไรบางคนอาจตั้งสมมติฐานและเสนอวิธีแก้ปัญหาที่อาจได้ผลยกเว้นข้อมูลเพิ่มเติมเล็กน้อยที่จะเปลี่ยนวิธีแก้ปัญหาทั้งหมด”
27” ทุกอย่างสมบูรณ์แบบ!”
Shutterstock / wavebreakmedia
ในขณะที่คุณควรปฏิบัติต่อตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าด้วยความเคารพและเหมาะสม แต่สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงการสุภาพเกินไปจนคุณไม่สามารถแสดงความชอบหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ตัวแทนนำเสนอได้อย่างเต็มที่
“ ในท้ายที่สุดหากคุณไม่ต้องการความช่วยเหลือจากเราก็ควรตรงไปตรงมาดีที่สุด” Rodbro กล่าว “ เราจะไม่เสียใจถ้าคุณซื่อสัตย์ สุภาพเกินไปและพยายามพูดในสิ่งที่ถูกต้องในขณะที่คุณแค่ต้องการวางสายนั่นเป็นสิ่งที่แย่ที่สุด”
