หกจุดสาม นั่นคือจำนวนชั่วโมงตามผลการศึกษาล่าสุดที่ได้รับมอบหมายจาก Adobe ยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีที่ชาวอเมริกันใช้จ่ายโดยเฉลี่ยในการตอบกลับอีเมลทุกวัน พูดอีกอย่างคือคุณใช้จ่ายทั้งหมด ที่สาม ชีวิตที่ตื่นขึ้นของคุณติดอยู่กับกล่องจดหมายของคุณการตอบกลับชุดข้อความที่ตรงไปตรงมาอาจถูกแฮ็กในการแชท IRL ห้านาที ต้องให้บางอย่าง
โชคดีที่การได้รับบางสิ่งบางอย่างนั้นในหลาย ๆ กรณีนั้นง่ายพอ ๆ กับการกดปุ่ม ด้วยการใช้ชุดกลยุทธ์ที่พยายามและเป็นจริงคุณสามารถลดเวลาที่ใช้ไปกับอีเมลให้เหลือน้อยลง ลองคิดดูว่าคุณจะประหยัดเวลาได้มากแค่ไหนหากคุณไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์แนบด้วยตนเองอีกเลย? หรือจะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณสามารถดึงอีเมลที่ส่งกลับมาอย่างเร่งรีบจากอีเธอร์ได้ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลา (และเสียขวัญ!) ที่ใช้ในการร่างอีเมล 'ฉันขอโทษฉันไม่ได้ตั้งใจจะส่งอีเมลนั้น'?
ใช่แล้วยิวยิตสูทางอินเทอร์เน็ตทั้งหมดนี้เป็นไปได้ เราได้รวบรวมการแฮ็กอีเมลที่ช่วยประหยัดเวลาช่วยชีวิตและเพิ่มประสิทธิภาพที่ดีที่สุด 17 รายการด้านล่างนี้ อ่านต่อไปเพราะกล่องจดหมายที่โชคร้ายกำลังรออยู่ และสำหรับวิธีอื่น ๆ ในการใช้ประโยชน์สูงสุดจาก 6.3 ชั่วโมงของคุณอย่าพลาด 15 อีเมลธุรกิจแบบเปิดเย็นที่ทำให้คุณแตกต่าง .
1 ยกเลิกการสมัครจำนวนมาก
Shutterstock
เป็นการดีที่กล่องจดหมายของคุณจะรกพอ ๆ กับหอพักรุ่นพี่ในรอบชิงชนะเลิศ เป็นทางออกที่ดีเช่นกันที่ความยุ่งเหยิงส่วนใหญ่เกิดจากอีเมลรายวันหรือรายสัปดาห์จากผู้ค้าปลีกองค์กรและจดหมายข่าวอื่น ๆ ที่คุณอาจลงชื่อสมัครใช้ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา โดยใช้ Unroll.me คุณสามารถติดตามรายชื่อทั้งหมดที่คุณอาจอยู่และยกเลิกการสมัครรับข้อมูลที่คุณไม่ต้องการรับข้อมูลอีกต่อไป ในความเป็นจริง, หนึ่ง ชีวิตที่ดีที่สุด บรรณาธิการสามารถใช้ Unroll.me เพื่อระบุการสมัครสมาชิก 135 ที่ยิ่งใหญ่ คุณจะเปิดขึ้นกี่ครั้ง? และคุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องมีกี่คน?
2 เปิดแป้นพิมพ์ลัด
Shutterstock
เราทุกคนรู้จักแป้นพิมพ์ลัดพื้นฐาน (คำสั่ง - ถึง : เลือกทั้งหมด. คำสั่ง - ค : สำเนา คำสั่ง - ป : วาง เป็นต้น) แต่ผู้ใช้ Gmail สามารถเปิดชุดทางลัดขั้นสูงได้ ก่อนอื่นไปที่ การตั้งค่า . คลิกที่ ทั่วไป แท็บ ประมาณครึ่งทางคุณจะเห็นไฟล์ แป้นพิมพ์ลัด ตัวเลือกปิดโดยค่าเริ่มต้น เปิดใช้งานและคุณจะสามารถเข้าถึงการกดแป้นพิมพ์ได้ง่ายเหล่านี้:
- ค : เริ่มข้อความใหม่
- กะ - ค : เริ่มข้อความใหม่ในหน้าต่างใหม่
- ง : เริ่มข้อความใหม่ในแท็บใหม่
- ฉ : ส่งต่อข้อความ
- #: ลบข้อความ
- กะ - ผม : ทำเครื่องหมายข้อความว่าอ่านแล้ว
- กะ - ยู : ทำเครื่องหมายข้อความว่ายังไม่ได้อ่าน
- คำสั่ง - ส : บันทึกข้อความ
3 แล้วทำให้เป็นอัตโนมัติ
Shutterstock
หากคุณมีปัญหาในการจดจำแป้นพิมพ์ลัดนี้ พวงกุญแจ ปลั๊กอิน Google Chrome จะเตือนคุณขณะที่คุณพิมพ์ (แน่นอนว่าไม่รุกราน) และสำหรับวิธีอื่น ๆ ในการเป็นเครื่องจักรเพิ่มประสิทธิภาพให้เรียนรู้ 15 วิธีในการเพิ่มผลผลิตของคุณเป็นสองเท่าในครึ่งเวลา
4 ใช้แฮชแท็ก
ใช่จริงๆแล้วเครื่องมือขององค์กรที่เป็นลายเซ็นของโซเชียลมีเดียก็ใช้ได้กับอีเมลเช่นกัน ใส่แฮชแท็กหนึ่งหรือสองอันต่อท้ายลายเซ็นของคุณซึ่งเป็นส่วนของอีเมลที่มักจะถูกตัดออกดังนั้นผู้รับจะไม่เห็นหรือตัดสินแท็ก '#workhardplayhard' ของคุณเพื่อให้ค้นหาได้ง่าย เพียงพิมพ์แฮชแท็กลงในช่องค้นหาที่ด้านบนของกล่องจดหมายและคุณจะเปิดอีเมลทุกฉบับที่เข้ารหัสไว้
5 เปิดใช้งานตัวเลือก 'unsend'
Shutterstock
เราทุกคนอยู่ที่นั่น: คุณร่างอีเมลส่งไปยังอีเธอร์และรู้ทันที ไม่นะ, ข้อความนั้นยังไม่พร้อมที่จะส่ง ปรากฎว่าคุณสามารถนำข้อความของคุณกลับมาได้โดยการติดตั้งการหน่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ ตัวอย่างเช่นใน Gmail ให้ไปที่ การตั้งค่า แล้ว ทั่วไป . คุณจะพบไฟล์ ปุ่มเลิกทำ เป็นตัวเลือกที่ห้า เปิด. คุณสามารถเลือกจากเมนูแบบเลื่อนลงช่วงเวลา 10 วินาทีซึ่งจะกำหนดระยะเวลาที่คุณมีก่อนที่ข้อความของคุณจะถูกส่งออกไปอย่างเหมาะสม
6 ตั้งค่าคุณสมบัตินั้นเป็น 10 วินาที
Shutterstock
เคล็ดลับ: หากคุณใช้อีเมลเป็นบริการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีโดยพฤตินัยเราขอแนะนำให้ตั้งค่าไฟล์ ปุ่มเลิกทำ ถึง 10 วินาที ด้วยวิธีนี้จะไม่ส่งคำตอบของคุณล่าช้าไปครึ่งนาที ไม่ 30 วินาทีฟังดูไม่ค่อยดีนัก แต่ลองพูดแบบนี้: หากบริการ IM ของคุณที่คุณเลือก (Slack, GChat, Facebook Messenger - อะไรก็ได้!) เก็บข้อความขาออกทุกข้อความไว้เป็นเวลานานผู้ติดต่อของคุณจะหายไปอย่างรวดเร็ว
7 หรือกรอกข้อมูลในช่อง 'ถึง' เป็นครั้งสุดท้าย
Shutterstock
เป็นนิสัยที่ดีในการรับเลี้ยงบุตรบุญธรรม (ดูสองสไลด์ก่อนหน้านี้)
8 ใช้ป้ายนี้ปิด
Shutterstock
'สำหรับอีเมลที่ขึ้นต้นด้วยคำทักทาย' สวัสดี 'หรือ' สวัสดี 'คำปิดท้ายเช่น' ดีที่สุด 'จะสอดคล้องกัน' กล่าว Patricia Napier-Fitzpatrick ผู้ก่อตั้งและประธานของ โรงเรียนมารยาทแห่งนิวยอร์ก . '' ดีที่สุด 'แม้ว่าจะใช้มากเกินไป แต่ก็เป็นหนึ่งในการปิดที่ปลอดภัยที่สุดโดยทั่วไปเนื่องจากไม่เป็นอันตรายและเหมาะสมในระดับสากล' ถูกต้อง: แม้จะอาละวาดมากเกินไป แต่ 'Best' ก็คือ วิธีเดียวที่ดีที่สุดในการลงนามอีเมลของคุณ
9 และลายเซ็นอีเมลนี้
Shutterstock
อย่างน้อยที่สุดเมื่อคุณอยู่บนท้องถนนคุณจะต้องละทิ้งวลีที่น่ารำคาญและน่ารัก ('โปรดยกโทษให้ใครพิมพ์ผิด' 'ส่งจากโปรเซสเซอร์ 1.21 กิกะวัตต์ของฉัน' 'ส่งจาก iPhone ของฉัน - โปรดพิจารณาสภาพแวดล้อมก่อนพิมพ์ . ') แทนสิ่งที่เรียบง่ายสง่างามตรงประเด็น:' ส่งมาจากท้องถนน ' ตาม Ben Dattner โค้ชผู้บริหารจะตรวจสอบกล่องเหล่านั้นทั้งหมดในขณะเดียวกันก็ทำให้นึกถึงบรรยากาศแบบ Kerouac-esque น่าแปลกใจเล็กน้อย ลายเซ็นสมาร์ทโฟนอีเมลหนึ่งที่ทุกคนควรมี
10 และข้อความลางานนี้
ตาม เจนสกั๊ดเดอร์ ศาสตราจารย์จากโรงเรียนธุรกิจของ Loyala University Chicago เมื่อคุณกรอกข้อความไม่อยู่ที่สำนักงานนี่คือรูปแบบที่คุณควรแก้ไข:
ขอบคุณสำหรับอีเมล์ของคุณ. ฉันเป็น OOO ตั้งแต่วันอังคารที่ 12 มิถุนายนถึงวันศุกร์ที่ 15 มิถุนายนโดยไม่สามารถเข้าถึงอีเมลได้ หากเป็นเรื่องเร่งด่วนโปรดติดต่อ [บุคคลที่อยู่ด้านล่างของคุณในห่วงโซ่คำสั่ง - หรือถ้าคุณมีชื่อผู้ช่วยในการหากาแฟของคุณ] ที่ [ที่อยู่อีเมลของพวกเขา] มิฉะนั้นฉันจะตอบกลับทุกข้อความเมื่อฉันกลับมา .
สำหรับรายละเอียดระดับ nitpick เช่นจะจบข้อความในวันสุดท้ายของคุณหรือวันแรกของคุณกลับหรือว่าจะใส่หมายเลขโทรศัพท์ - เพียงแค่ปรึกษา ตรงไปตรงมาของเรา เกินไป คำแนะนำที่ครอบคลุมเกี่ยวกับเรื่องนี้
11 เปลี่ยนความหนาแน่นของการแสดงผล
ผู้ใช้ Gmail สามารถเลือกความหนาแน่นของการแสดงผลสำหรับกล่องจดหมายได้สามแบบ ได้แก่ สะดวกสบายสะดวกสบายและกะทัดรัด ความหนาแน่นของการแสดงผลไม่มีผลอะไรมากไปกว่าการมีช่องว่างระหว่างแต่ละข้อความในกล่องจดหมายของคุณ มันเป็นมากกว่าเรื่องของความชอบเล็กน้อย แต่คิดว่ามันเป็นภาคนิพนธ์ ความสะดวกสบายเปรียบเสมือนการเว้นวรรคสองชั้นโดยที่ความสะดวกสบายคือการเว้นระยะห่างแบบเรียงแถวเดียวและขนาดกะทัดรัดนั้นคล้ายกับการเว้นช่องไฟแบบเรียงครึ่ง
12 อย่าลืมเก็บถาวร
Shutterstock
คุณสามารถกำจัดอีเมลออกจากกล่องจดหมายได้โดยไม่ต้องล้างข้อมูลทั้งหมดออกจากโฟลเดอร์ถังขยะ การ 'เก็บถาวร' ข้อความแต่ละข้อความจะถูกซ่อนจากกล่องจดหมายและโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณในทันที แต่คุณยังสามารถติดตามพวกเขาได้หากจำเป็นผ่านฟังก์ชันการค้นหา ใน Gmail คุณสามารถเก็บถาวรข้อความได้ทันทีหลังจากเปิดโดยคลิกที่ 'x' ขนาดเล็กที่ปรากฏถัดจากบรรทัดหัวเรื่อง
13 ปฏิบัติตามกฎสองนาที
Shutterstock
ได้รับการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตในทุกแถบกฎสองนาทีเป็นวิธีที่แน่นอนในการจัดการกับความเครียดที่เกี่ยวข้องกับอีเมล นี่คือวิธีการทำงาน: หากคุณสามารถตอบกลับและลืมอีเมลได้ภายในสองนาทีหรือน้อยกว่านั้นให้จัดการทันที ถ้าไม่มีให้ทิ้งไว้ในภายหลัง
14 จัดกลุ่มการตอบกลับอีเมลของคุณ
หากต้องการลดระยะเวลาที่คุณใช้ไปกับหน้าจอที่ต้องเผชิญกับการแลกเปลี่ยนไปมาที่ชวนให้รู้สึกมึนงงให้กำหนดเวลาในวันของคุณเป็นช่วงเวลา 'การตอบกลับอีเมล' (อาจจะเป็นชั่วโมงในตอนเช้าและ 90 นาทีในตอนบ่ายอาจจะเป็นหลังอาหารกลางวัน 3 ชั่วโมงอะไรก็ได้ที่เหมาะกับคุณ!) จากนั้นตอบอีเมลเฉพาะในช่วงกรอบเวลาเหล่านี้และ ไม่เคย นอกพวกเขา
15 แคปอีเมลของคุณที่ 140 ตัวอักษร
ใช่เช่นเดียวกับทวีต (หรืออย่างน้อยก็คือทวีตก่อนการปฏิวัติ 280 ครั้ง) เช่น กระเป๋าแอนดรู ซีอีโอของ Gab เครือข่ายสังคมให้คำแนะนำในสื่อ โพสต์ ควรทำให้อีเมลของคุณสั้นที่สุด 'ฉันต้องการช่วยคุณแก้ปัญหา X ฉันแนะนำว่า Y และ Z แนะนำให้เราเชื่อมต่อ คุณว่างที่จะแชทหรือไม่? ' ไม่จำเป็นต้องมีการทักทายด้วยดอกไม้ แต่อย่างใด
ราชาแห่งถ้วยเป็นผล
16 ตั้งค่าไฟล์แนบเป็นดาวน์โหลดอัตโนมัติ
Shutterstock
ถ้าเป็นเช่นนั้น (IFTTT) ซึ่งเป็นแอปเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลสามารถช่วยคุณในการตั้งค่า 'ภาษา' ที่เฉพาะเจาะจงซึ่งจะช่วยตัดคำขวัญประเภทพ่อค้าคนกลางออกไป ตัวอย่างเช่นหากอีเมลขาเข้ามีไฟล์แนบ IFTTT จะดาวน์โหลดลงใน Google ไดรฟ์ของคุณโดยอัตโนมัติ
17 อย่าตอบกลับอีเมลหลังผ่านไปหลายชั่วโมง
ไม่มีความลับใด ๆ ที่คนอเมริกันทำงานหนักเกินไปและจากการศึกษาของ Adobe เปิดเผยว่าการทำงานหนักมากเกินไปนั้นมาจากการส่งอีเมลบ่อยครั้ง นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมเมื่อต้นปีนี้สมาชิกสภาเมืองนิวยอร์กได้แนะนำร่างพระราชบัญญัติที่จะทำให้ บริษัท ต่างๆต้องให้พนักงานตรวจสอบอีเมลนอกเวลาทำการเป็นเรื่องผิดกฎหมาย (ได้รับแรงบันดาลใจจากกฎหมายเกี่ยวกับหนังสือในฝรั่งเศสในปัจจุบันซึ่ง บริษัท ที่มีพนักงานมากกว่า 50 คนต้องกำหนดแนวทางปฏิบัติที่เข้มงวดเกี่ยวกับการทำงานนอกเวลาทำการมิฉะนั้นจะต้องถูกลงโทษทางการเงิน)
หากต้องการค้นพบความลับที่น่าอัศจรรย์เกี่ยวกับการใช้ชีวิตที่ดีที่สุดของคุณ คลิกที่นี่ เพื่อสมัครรับจดหมายข่าวรายวันของเราฟรี!
