โลกและการสื่อสารของเราเป็นแบบดิจิทัลมากขึ้น โดยอีเมลเป็นหนึ่งในอีเมลที่แพร่หลายที่สุด วิธีการส่งข้อความ . ถึงกระนั้น พวกเราบางคนยังไม่เชี่ยวชาญสื่อนี้มากนัก แต่ก็ยังง่ายเกินไปที่จะเริ่มต้นโดยไม่รู้ว่าเราได้ก่อให้เกิดความผิดใดๆ เลย ด้วยเหตุนี้ หากคุณเคยประสบปัญหาการแลกเปลี่ยนอีเมล อาจถึงเวลาที่ต้องทบทวนพฤติกรรมการใช้อีเมลของคุณ เราได้ตรวจสอบกับผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาทเพื่อเรียนรู้ว่าอีเมล 'สุภาพ' ประเภทใดมีแนวโน้มที่จะทำให้ขุ่นเคืองมากที่สุด อ่านต่อเพื่อดูว่าคุณกำลังทำข้อผิดพลาดทั่วไปทั้ง 8 ข้อนี้หรือไม่
ที่เกี่ยวข้อง: 7 นิสัยการให้ทิปแบบ 'สุภาพ' ที่น่ารังเกียจจริง ๆ ผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาทกล่าว .
1 ข้อเสนอแนะที่สำคัญ
ถ้าส่วนหนึ่งของงานของคุณคือการให้ข้อเสนอแนะแก่ผู้อื่น การใส่ความคิดของคุณลงในอีเมลอาจดูเหมือนง่ายและใจดีที่สุด อย่างไรก็ตาม, โจดี้ อาร์อาร์ สมิธ ผู้ก่อตั้ง การให้คำปรึกษาด้านมารยาทของ Mannersmith กล่าวว่านี่เป็นการกำกับดูแลที่สำคัญจริงๆ
กลอเรียเล่าเรื่องความจริงของชีวิต
“การสื่อสารระหว่างบุคคลของเรามีองค์ประกอบหลักสามประการ ได้แก่ ภาษากาย น้ำเสียงและคำพูดที่เราใช้ ยิ่งข้อความมีลักษณะเป็นส่วนตัวมากเท่าไร เราก็ยิ่งต้องการให้แน่ใจว่าจะใช้ทั้งสามสิ่งนี้มากขึ้นเท่านั้น” เธอกล่าว ชีวิตที่ดีที่สุด
นั่นเป็นเหตุผลที่ควรเสนอข้อเสนอแนะเชิงวิพากษ์วิจารณ์ในการสนทนาแบบพบปะกันต่อหน้า แม้ว่าจะทำให้รู้สึกเป็นส่วนตัวมากขึ้นก็ตาม “สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ให้มั่นใจได้ว่าได้รับข้อความและช่วยให้ผู้รับถามคำถามที่ชัดเจนได้” เธอตั้งข้อสังเกต
ที่เกี่ยวข้อง: 8 ครั้งที่คุณต้องหยุดขอโทษ ผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาทกล่าว .
2 “แค่ติดตาม” เร็วเกินไป
การติดตามผลทางอีเมลที่ยังไม่ได้รับการตอบกลับอาจดูสุภาพ จูลส์ เฮิร์สต์ ผู้ก่อตั้ง การให้คำปรึกษาด้านมารยาท บอกว่าถ้าทำเร็วเกินไปก็เสี่ยงถูกกระทำผิดอย่างแน่นอน
“การติดตามผลเป็นสิ่งสำคัญ แต่เมื่อดำเนินการเร็วเกินไปจะทำให้ผู้รับรู้สึกเร่งรีบหรือรู้สึกว่าขาดความไว้วางใจ ซึ่งทั้งสองอย่างนี้น่ารังเกียจ” เธออธิบาย
3 ข้อความตอนดึก
หากคุณกำลังส่งอีเมลธุรกิจ วิธีที่ดีที่สุดคือส่งในช่วงเวลาทำการ สิ่งนี้จะส่งสัญญาณไปยังผู้รับว่าคุณไม่คาดหวังให้พวกเขาตอบกลับคุณเมื่อพวกเขาไม่ทำธุระ
อย่างไรก็ตาม Hirst กล่าวว่ากฎนี้ควรใช้โดยทั่วไปมากขึ้นด้วย เธอกล่าว เว้นเสียแต่ว่าบุคคลนั้นจะรอการตอบกลับของคุณหรืออีเมลนั้นต้องคำนึงถึงเวลา คุณควรหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลในช่วงดึกเลย
“คุณควรมีเวลาตัดอีเมล จะได้ไม่รบกวนผู้คนตอนดึก” เธอแนะนำ 'บางคนเปิดการแจ้งเตือนไว้และจะ 'ติ๊ง' ทุกครั้งที่คุณส่งอีเมล กำหนดเวลาให้อีเมลของคุณออกไปในเช้าวันถัดไปเพื่อไม่ให้ใครขุ่นเคือง'
ที่เกี่ยวข้อง: 6 คำถามที่คุณไม่ควรถามในงานเลี้ยงอาหารค่ำ ผู้เชี่ยวชาญด้านมารยาทกล่าว .
4 CC'ing เจ้านาย
การคัดลอกเจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานทางอีเมลอย่างมีกลยุทธ์เพื่อเบี่ยงเบนความสนใจของคุณถือเป็นหนึ่งในความผิดที่เห็นได้ชัดที่สุดเกี่ยวกับอีเมลที่ทำงาน อย่างไรก็ตาม คุณอาจไม่ทราบว่าคุณกำลังสร้างความประทับใจในการคำนวณ หากคุณเพียงตั้งใจที่จะรวมทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ae0fcc31ae342fd3a1346ebb1f342fcb
'หากมีใครไม่ตอบกลับอีเมลของคุณ การส่งคำขออีกครั้งและสำเนาถึงถือเป็นเรื่องน่ารังเกียจ: เจ้านายของบุคคลนั้นพยายามทำให้พวกเขาทำตามที่คุณต้องการ ไม่มีใครชอบเรื่องไร้สาระ หากคุณไม่สามารถจัดการบางอย่างผ่านทางอีเมลได้ ให้รับ โทรศัพท์แล้วพยายามหาทางแก้แบบนั้น” เฮิร์สต์แนะนำ
ที่เกี่ยวข้อง: คำชมเชย 'สุภาพ' 10 คำที่คุณให้ซึ่งน่ารังเกียจจริงๆ .
5 “ไม่แน่ใจว่าคุณเห็นอีเมลล่าสุดของฉันหรือเปล่า…”
คุณอาจคิดว่าการเริ่มต้นอีเมลในลักษณะนี้ทำให้ผู้รับไม่ต้องกังวลกับการไม่ตอบกลับ แต่จริงๆ แล้วกลับนำข้อผิดพลาดมาอยู่แถวหน้า
“การระบุข้อความนี้บ่งบอกเป็นนัยว่าผู้รับละเลยงานของตนโดยไม่ตอบอีเมลของคุณ” Hirst กล่าว “อย่าคิดว่าพวกเขากำลังนั่งเฉยๆ ไม่ทำอะไรเลย บางทีอาจมีประเด็นที่สำคัญกว่านั้นอยู่ในมือ”
6 อะไรก็ได้ที่มีใบตอบรับการอ่าน
ใบตอบรับการอ่านช่วยให้ผู้ส่งทราบว่าอีเมลถูกเปิดหรือไม่ แต่ Hirst ไม่แนะนำให้ใช้เครื่องมือติดตามนี้: 'ไม่มีอะไรที่น่ารังเกียจไปกว่าการเปิดอีเมลเพื่อบอกว่าผู้ส่งขอใบตอบรับการอ่าน ไม่มีใครชอบที่จะถูกตรวจสอบหรือรู้สึก เหมือนพวกเขาไม่เชื่อใจ'
หากต้องการเคล็ดลับมารยาทเพิ่มเติมที่ส่งตรงถึงกล่องจดหมายของคุณ ลงทะเบียนเพื่อรับจดหมายข่าวรายวันของเรา .
ลอเรน เกรย์ ลอเรน เกรย์เป็นนักเขียน บรรณาธิการ และที่ปรึกษาจากนิวยอร์ก อ่าน มากกว่า
