เมื่อพูดถึงอีเมลคุณอาจคิดว่าคุณรู้ทุกสิ่งที่ควรรู้ ท้ายที่สุดพวกเราส่วนใหญ่ส่งและรับอีเมลเฉลี่ย 121 ฉบับ ต่อวัน อ้างอิงจาก บริษัท วิจัยตลาดเทคโนโลยี กลุ่ม Radicati . แต่ถึงแม้ว่าคุณจะใช้จ่ายเป็นจำนวนมากในแต่ละวันในการทำงานในกล่องจดหมาย แต่คุณก็ยังสามารถเรียนรู้สิ่งหนึ่งหรือสองสิ่งได้ จริงๆแล้วมีกฎมารยาททางอีเมลมากมายที่มักจะหลีกเลี่ยงคุณและคนอื่น ๆ อีกมากมายในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ ต้องการแน่ใจว่าคุณมีความสุภาพทางอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่? นี่คือกฎทอง 17 ข้อในการส่งอีเมลที่คุณอาจไม่รู้ แต่ต้องรู้
1 ตอบกลับในนาทีที่คุณได้รับอีเมลแม้ว่าคุณจะต้องการเวลามากกว่านี้ก็ตาม
Shutterstock
ไม่มีใครเห็นคุณค่าของการตอบกลับอีเมลหลายสัปดาห์หลังจากที่พวกเขาส่งไป ในความเป็นจริงการสำรวจในปี 2018 จัดทำโดย บริษัท ที่ปรึกษา โซลูชั่นประสิทธิภาพ Toister เปิดเผยว่าผู้คนร้อยละ 41 คาดหวังว่าจะได้รับอีเมลตอบกลับจากเพื่อนร่วมงานในเวลาไม่ถึงหนึ่งชั่วโมง (เริ่มร่างบันทึกขอโทษไปยังแผนกบัญชีของคุณตอนนี้!)
แน่นอนว่าการตอบกลับทางอีเมลบางรายการเรียกร้องให้คุณคิดทบทวนและร่างข้อความที่วัดได้ ในกรณีเหล่านี้วิธีแก้ปัญหาทำได้ง่าย: ตอบกลับภายในไม่กี่นาทีเพื่อให้ผู้ส่งทราบว่าคุณได้รับข้อความของพวกเขา แต่ต้องใช้เวลาอีกสักหน่อยในการจัดเรียงสิ่งต่างๆ ด้วยวิธีนี้พวกเขารู้ว่าคุณได้พิจารณาอีเมลของพวกเขาแล้วและไม่เพียง แต่เพิกเฉยต่อพวกเขา
2 ใช้ 'ตอบกลับทั้งหมด' ด้วยความระมัดระวัง
Shutterstock
มีความแตกต่างที่สำคัญระหว่างตัวเลือก 'ตอบกลับ' และ 'ตอบกลับทั้งหมด' แต่อย่างไรก็ตามผู้ใช้อีเมลจำนวนมากไม่ทราบว่า ในกรณีที่คุณเป็นหนึ่งในนั้นโปรดทราบว่าเมื่อคุณเลือกอย่างหลังผู้รับทุกคนที่เป็น CC ในข้อความต้นฉบับจะได้รับการตอบกลับจากคุณและบ่อยกว่านั้นคุณไม่จำเป็นต้องให้กล่องจดหมายของทุกคนเต็ม
ข้อความจำนวนมากที่ไม่จำเป็นเหล่านี้เป็นเรื่องที่น่ากลัวมีคำเรียกขานเพื่ออธิบายพวกเขา: ' ตอบกลับ Allpocalypse . ' ดังนั้นในครั้งต่อไปที่คุณตอบอีเมลจำนวนมากให้พิจารณาว่าใครต้องการอ่านคำตอบของคุณจริงๆ: ทั้ง บริษัท หรือเพียงแค่ผู้ส่งดั้งเดิม?
3 หากคุณต้องการคำตอบจากใครบางคนอย่า CC
Shutterstock / Jacob Lund
เมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครบางคนในอีเมลซึ่งหมายความว่าคุณกำลัง 'คัดลอก' พวกเขาโดยทั่วไปจะบ่งบอกว่าคุณต้องการให้พวกเขาวนซ้ำในการสนทนา แต่ไม่จำเป็นต้องมองหาคำตอบจากพวกเขา และในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการฝึกอบรม Dannielle Walz คำเตือนการใช้ตัวเลือก CC ในทางที่ผิดอาจทำให้เกิดปัญหาในการสื่อสาร
'โดย CC-ing เพื่อนร่วมงานของคุณในอีเมลจำนวนมากพวกเขาอาจเริ่มไม่เห็นว่าอีเมลของคุณมีความสำคัญและอาจวางไว้ใน' โฟลเดอร์อ้างอิง 'หรือ' อ่านโฟลเดอร์ในภายหลัง 'โดยตรงเธอเขียนไว้ใน LinkedIn โพสต์ 'สิ่งนี้อาจทำให้พลาดข้อมูลสำคัญในอนาคต'
ดังนั้นหากคุณคาดหวังการตอบกลับจากใครบางคนให้ใส่ที่อยู่อีเมลของพวกเขาในฟิลด์ 'ถึง' และใช้ฟังก์ชัน 'CC' เท่าที่จำเป็น
4 ทำความเข้าใจว่าเมื่อใดและเมื่อใดที่ไม่ควรใช้ BCC
Shutterstock
ฟิลด์ BCC มีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้นและยังคงหลบเลี่ยงแม้กระทั่งผู้ใช้อีเมลที่มีประสบการณ์มากที่สุด แต่ขอแยกย่อย: BCC ย่อมาจาก 'blind carbon copy' ดังนั้นในขณะที่คล้ายกับ CC-ing แต่ BCC-ing จะไม่แสดงอีเมลของบุคคลนั้นแก่ผู้รับรายอื่นซึ่งหมายความว่าจะไม่มีใครเห็นว่าคุณ รวมไว้ด้วย
เมื่อใดจึงจะใช้ BCC ได้? Hillel เต็ม ของ อิงค์ นิตยสารระบุว่าเป็นอีเมลจำนวนมากอย่างเคร่งครัดหรือเมื่อมีคนแนะนำคุณทางอีเมลถึงคนอื่น
'ในทุกกรณีเมื่อคุณส่งอีเมลถึงใครบางคนและ BCC คนอื่นคุณกำลังไม่ซื่อสัตย์เหมือนอย่างนั้นหรือไม่' ฟุลด์กล่าว 'คุณกำลังส่งอีเมลถึงบุคคล X โดยที่พวกเขาไม่รู้ตัวโดยปล่อยให้บุคคล Y แอบฟังการสนทนาของคุณ บุคคล X ไม่รู้ว่ามีคนอื่นกำลังอ่านอีเมลนี้ แต่ในความเป็นจริงคุณก็แอบส่งให้คนอื่นเช่นกัน '
5 ใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์เท่าที่จำเป็น
Shutterstock
เป็นเรื่องง่ายที่จะใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์ในอีเมลของคุณที่นี่และที่นั่น แต่พยายามอย่าทำไฟล์ นิสัย ของมัน แม้ว่าในอดีตจะใช้เพื่อบ่งบอกถึงความตื่นเต้น แต่ในอีเมลเครื่องหมายอัศเจรีย์สามารถเข้าใจผิดได้ง่ายว่าเป็นการพูดหรือความก้าวร้าว
ฝันว่าเป็นแวมไพร์
'การใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์โดยไม่จำเป็นใน [an] อีเมลสามารถทำลายความหมายที่อยู่ใต้ข้อความของคุณได้อย่างง่ายดาย' แอนนาวีระสัย อธิบายเกี่ยวกับ HR Digest . 'ใช้เมื่อคุณต้องการเน้นบางสิ่งที่สำคัญเท่านั้น ลองคิดดูว่าผู้อ่านของคุณจะตีความข้อความอย่างไรเมื่อพวกเขาอ่าน
6 ระมัดระวังการใช้อารมณ์ขัน
Shutterstock
ทุกคนรักก ตลกดี เป็นครั้งคราว แต่เนื่องจากน้ำเสียงสามารถตีความผิดได้เมื่อไม่สอดคล้องกันในตัวคุณจึงควรทิ้งเรื่องตลกไว้ในอีเมลของคุณ 'จองอารมณ์ขันสำหรับการโทรหรือด้วยตนเอง' ศาสตราจารย์ด้านการเขียนธุรกิจ เดวิดซิลเวอร์แมน , เขียนใน Harvard Business Review . 'ด้วยวิธีนี้เมื่อมีความเงียบงันที่ปลายอีกด้านหนึ่งหรือที่อีกด้านหนึ่งของโต๊ะประชุมฉันสามารถพูดได้ว่า' ฉันคิดว่าคุณอาจไม่รู้ว่าฉันคิดว่าตัวเองเป็นคนตลกแค่ไหนและเมื่อพิจารณาอย่างนั้นฉัน เชื่อว่าฉันจะหยุดเดี๋ยวนี้ ''
แต่อย่างจริงจัง: การศึกษาสำคัญในปี 2548 ที่ตีพิมพ์ใน วารสารบุคลิกภาพและจิตวิทยาสังคม เปิดเผยว่าในขณะที่ผู้ส่งคาดการณ์ว่าผู้รับของพวกเขาสามารถถอดรหัสน้ำเสียงของพวกเขาได้อย่างถูกต้อง 80 เปอร์เซ็นต์ของเวลา แต่จริงๆแล้วผู้รับสามารถอ่านโทนเสียงได้อย่างถูกต้อง 56 เปอร์เซ็นต์ของเวลาเท่านั้น
7 ข้ามคำแสลง
Shutterstock
ด้วยการเพิ่มขึ้นของการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีรูปแบบ ภาษาอังกฤษ มีการใช้กันอย่างแพร่หลายมากขึ้นเช่น 'u' สำหรับ 'you' หรือ 'wanna' แทนที่จะเป็น 'want to' แต่เช่นเดียวกับอารมณ์ขันที่มักไม่ติดอยู่กับอีเมล คำแสลง เป็นการไม่ไปเหมือนกัน ตามหนึ่ง OnePoll จากการสำรวจผู้คน 37 เปอร์เซ็นต์คิดว่าการใช้คำแสลงในที่ทำงานเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้และ 55 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าข้ามคำว่า 'lol' เมื่อต้องส่งอีเมลถึงเจ้านายของคุณ
8 ให้ความสนใจกับหัวเรื่อง
Shutterstock
หัวเรื่องเรียบง่าย แต่จำเป็น และเนื่องจากมีการอ่านอีเมลส่วนใหญ่ อุปกรณ์เคลื่อนที่ -55 เปอร์เซ็นต์ตามข้อมูลของ บริษัท ส่งอีเมล เส้นทางกลับ - เป็นสิ่งสำคัญในการตอกตะปู เส้นเรื่องที่สั้นกระชับและตรงประเด็นจะดีที่สุด จุดประสงค์ของอีเมลของคุณควรระบุไว้อย่างชัดเจนและคุณควร จำกัด ไว้ไม่เกินห้าคำเนื่องจากโทรศัพท์มือถือจะตัดคำใด ๆ ออกไปหลังจากนั้น
9 รวมลายเซ็น
Shutterstock
คุณเคยได้รับอีเมลจากใครบางคนและสงสัยว่า 'นี่ใคร จาก ? ' แม้ว่าที่อยู่ของผู้ส่งจะให้เบาะแสแก่คุณได้เล็กน้อยว่าพวกเขาเป็นใคร แต่บางครั้งก็ไม่เพียงพอ ลายเซ็นท้ายอีเมลของคุณสามารถแจ้งให้ผู้รับทราบได้ทันทีว่าคุณเป็นใครทำอะไรและจะติดต่อคุณได้อย่างไร
บุคลากรในหน่วยงานการตลาดแบบบูรณาการ Ocreative กล่าวว่าการมีกล่องลายเซ็นอีเมลก็เหมือนกับการมอบนามบัตรให้กับบุคคลทุกครั้งที่คุณส่งอีเมล หากคุณยังไม่มีให้เพิ่มลายเซ็นที่มีชื่อนามสกุลตำแหน่งหมายเลขโทรศัพท์อีเมลเว็บไซต์และโลโก้ธุรกิจ
10 อย่าลืม KISS (ให้สั้นและเรียบง่าย)
Shutterstock
วิธีการจูบเป็นสิ่งที่พวกเราส่วนใหญ่ได้รับการสอนในโรงเรียนประถม แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าจะมีความจำเป็นน้อยลงในชีวิตในภายหลัง บูมเมอแรง ซึ่งเป็นแอปเพิ่มประสิทธิภาพอีเมลได้ค้นคว้าวิธีการสำคัญในการรับอีเมลตอบกลับมากขึ้น Takeaway ที่ใหญ่ที่สุดของพวกเขา? ดีที่สุดคือเขียนเหมือนคุณอายุแปดขวบ
งานวิจัยของพวกเขาพบว่าอีเมลที่เขียนในระดับการอ่านชั้นประถมศึกษาปีที่ 3 มีแนวโน้มที่จะได้รับการตอบกลับมากกว่าอีเมลที่เขียนในระดับการอ่านระดับวิทยาลัยถึง 36 เปอร์เซ็นต์
11 ดึงความสนใจไปที่ไฟล์แนบ
Shutterstock
บางครั้งไฟล์แนบก็เป็นส่วนที่จำเป็นของกระบวนการอีเมล แต่คุณควรทราบวิธีใช้อย่างครบถ้วนก่อนที่จะทำการละทิ้ง ในกลุ่มอีเมลยาว ๆ บางครั้งอาจไม่มีใครสังเกตเห็นหรือมองข้ามไปและไฟล์แนบที่ไม่คาดคิดมักจะไม่ถูกเปิดเนื่องจากผู้รับระวังไวรัสอิเล็กทรอนิกส์
ทางออกที่ดีที่สุดคือเรียกสิ่งที่แนบมาในเนื้อหาอีเมลของคุณ ไวยากรณ์ กล่าวว่าวิธีที่ดีที่สุดในการแจ้งให้ผู้รับไฟล์แนบคือการใส่ข้อความที่ท้ายอีเมลของคุณซึ่งมีข้อความว่า 'ฉันแนบ [รายการ]' หรือ 'โปรดดู [รายการ] ที่แนบมาเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม . '
12 สร้างมาตรฐานแบบอักษรของคุณ
Shutterstock
ในขณะที่การเล่นกับรูปแบบตัวอักษรและสีเป็นเรื่องสนุกไม่มีที่สำหรับ Comic Sans สีชมพูสดใสในโลกของมืออาชีพ ตามที่ปรากฎการใช้แบบอักษรมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการสื่อสารแบบดิจิทัล โคลินวีลดอน ผู้เขียน ประเภทและเค้าโครง: คุณกำลังสื่อสารหรือเพียงแค่สร้างรูปร่างที่สวยงาม? 'เป็นไปได้ที่จะทำลายผู้อ่านสามในสี่ของเราเพียงแค่เลือกประเภทที่ไม่ถูกต้อง' เขากล่าว นักเขียนและศิลปินชาวอเมริกัน .
แบบอักษรใดที่คุณควรใช้เมื่อพูดถึงอีเมล? MageMail แนะนำ Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS หรือ Arial
13 พิสูจน์อักษรทุกอย่าง
Shutterstock
เมื่อเขียนอีเมลมีโอกาสที่คุณจะทำผิดพลาดเพราะคุณเป็นมนุษย์เท่านั้น อย่างไรก็ตามข้อผิดพลาดมักจะไม่ถูกมองข้ามไปเมื่อพูดถึงอีเมลที่ทำงาน ใน แบบสำรวจไวยากรณ์ จากผู้ตอบแบบสอบถามเกือบ 2,000 คน 67 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าเป็นเช่นนั้น ไม่ สามารถพิมพ์ผิดในอีเมลได้ในขณะที่มีเพียง 6 เปอร์เซ็นต์เท่านั้นที่คิดว่าเป็นข้อผิดพลาดที่ยอมรับได้
14 ป้อนที่อยู่อีเมลสุดท้าย
Shutterstock
จะรู้ได้อย่างไรว่าประธานาธิบดีอยู่ในทำเนียบขาว
วิธีที่ง่ายที่สุดในการตรวจสอบว่าคุณไม่ได้ส่งอีเมลก่อนที่จะพร้อมหรือก่อนที่จะมีการพิมพ์ผิด? รอจนกว่าทุกอย่างจะอยู่ในรูปทรงปลายแหลมก่อนป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับ อย่างที่ทราบกันดีว่า อีเมลผิดพลาด เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างความประทับใจที่ไม่ถูกต้อง
'ไม่ใช่แค่ความเป็นมืออาชีพเท่านั้นที่เป็นปัญหา' กะเหรี่ยงเคสเลอร์ ประธานของ Evergreen Partners กล่าว ฟอร์บ . 'สิ่งที่เป็นเดิมพันคือชื่อเสียงของพนักงานและ บริษัท หรือองค์กร เราได้เห็นว่าการตัดสินใจทางอีเมลที่ไม่ดีนำไปสู่ผลกระทบเชิงลบต่อพนักงานทั้งการเลิกจ้าง - และสำหรับองค์กรด้วยเช่นกันนั่นคือการฟ้องร้อง
15 และตรวจสอบชื่อผู้รับของคุณสามครั้ง
Shutterstock
ข้อผิดพลาดใหญ่อย่างหนึ่งที่คุณควรหลีกเลี่ยงคือการสะกดชื่อผู้รับของคุณผิดดังนั้นโปรดตรวจสอบสามครั้งก่อนกดส่ง หลายคน ดูการกระทำ ของ การสะกดผิด ชื่อที่ขี้เกียจและไม่เกรงใจ โดยเฉพาะ เมื่อการสะกดที่ถูกต้องอยู่ในที่อยู่อีเมล คุณควรทำอย่างไรหากคุณทำผิดพลาดโดยไม่ได้ตั้งใจ? แค ธ รีนแชนลีย์ เจ้าของ My Red Pen Editing พูดว่า การขอโทษทันทีเป็นกุญแจสำคัญในการรักษาความน่าเชื่อถือของคุณ
16 สำหรับธุรกิจมืออาชีพให้ใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ
Shutterstock
แม้ว่าที่อยู่อีเมลส่วนตัวสามารถใช้ได้เมื่อสอดคล้องกับเพื่อนหรือครอบครัว แต่อย่าให้อยู่ในขอบเขตธุรกิจมืออาชีพ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในไฟล์ ผู้บริโภค - ผู้ขาย สถานการณ์. ก 2559 GoDaddy จากการสำรวจชาวอเมริกัน 1,000 คนพบว่า 75 เปอร์เซ็นต์เชื่อว่าการมีอีเมลแบบมืออาชีพเป็นปัจจัยสำคัญในการไว้วางใจธุรกิจออนไลน์และ 33 เปอร์เซ็นต์จะสงสัยในความถูกต้องของผู้ขายหากพวกเขาใช้ที่อยู่อีเมลส่วนตัว
'คุณจะไม่มีวันลืมความประทับใจแรกไม่ว่าในชีวิตจริงหรือทางออนไลน์' หัวหน้าเจ้าหน้าที่ผลิตภัณฑ์ของ GoDaddy สตีเวนอัลดริช กล่าวใน คำให้การ . 'บ่อยครั้งที่การโต้ตอบโดยตรงครั้งแรกของคุณกับลูกค้าเกิดขึ้นทางอีเมลดังนั้นการดูเป็นมืออาชีพในบริบทนี้จึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง'
17 จำไว้ว่าทุกอย่างสามารถแบ่งปันได้
Shutterstock
ไม่ว่าจะเป็นการส่งต่อ BCC-ing หรือเพียงแค่กระพริบโทรศัพท์ของคุณต่อหน้าใครก็ตามสิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าสิ่งที่คุณเขียนในอีเมลจะสามารถมองเห็นได้โดยบุคคลอื่นที่ไม่ใช่ผู้รับที่ตั้งใจไว้ ดังนั้นการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดของคุณควรเป็นมืออาชีพและปราศจากความเสี่ยง ท้ายที่สุดอีเมลอาจเป็นได้ ยอมรับได้ในศาล ดังนั้นจึงดีที่สุดที่จะไม่ส่งสิ่งใด ๆ ที่สามารถนำมาใช้กับคุณในภายหลัง และสำหรับวิธีอื่น ๆ ในการปรับปรุงชีวิตการทำงานของคุณโปรดดูที่ไฟล์ 25 เคล็ดลับอัจฉริยะเพื่อการทำงานอย่างชาญฉลาดและไม่ยากขึ้น .
หากต้องการค้นพบความลับที่น่าอัศจรรย์เกี่ยวกับการใช้ชีวิตที่ดีที่สุดของคุณ คลิกที่นี่ ติดตามเราบน Instagram!
