สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำของการประชุมทางวิดีโอที่มีประสิทธิภาพ

กับ การระบาดใหญ่ของไวรัสโคโรน่า การปิดสำนักงานทั่วโลก บริษัท และบุคคลจำนวนนับไม่ถ้วนกำลังคิดใหม่ว่าวันทำงานจะเป็นอย่างไร อย่างไรก็ตามการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นขยายออกไปได้ดีนอกเหนือไปจากการซื้อขายเครื่องแต่งกายสำหรับสำนักงานที่มีเหงื่อออกสำหรับหลาย ๆ คนนั่นหมายถึงการประชุมทางวิดีโอที่ล้นหลามอย่างกะทันหันเช่นกัน

แต่กับคนจำนวนมาก โดยใช้ Zoom และแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโออื่น ๆ เป็นครั้งแรกเพียงแค่ลงชื่อเข้าใช้การประชุมและใช้ประโยชน์สูงสุดจากการประชุมทางวิดีโอเหล่านั้นอาจเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกันมาก ด้วยความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญเราได้รวบรวมสิ่งที่ต้องทำที่ชัดเจนและไม่มีอะไรที่จะช่วยให้การประชุมทางวิดีโอทุกครั้งสิ้นสุดลงโดยไม่มีปัญหา

ทำ: จัดพื้นที่ด้านหลังให้เป็นระเบียบเรียบร้อย

Shutterstock / fizkes

หากคุณไม่เชิญเพื่อนร่วมงานของคุณเข้ามาในสำนักงานโดยไม่ทำความสะอาดก่อนก็อย่าเชิญพวกเขาเข้ามา สำนักงานที่บ้านของคุณ เมื่อมีอะไรน้อยกว่าความเป็นระเบียบเรียบร้อย

“ คุณต้องการให้เพื่อนร่วมงานเห็นว่าโฮมออฟฟิศของคุณเรียบร้อยและเป็นระเบียบ” กล่าว Kristen Southall วัตต์ ผู้เขียน วันทำงานคนเดียว . นอกจาก ทำความสะอาดพื้นที่ของคุณ , วัตต์แนะนำให้หลีกเลี่ยงเส้นตรงไปที่ประตูและจัด 'สำนักงานของคุณใหม่เพื่อที่สมาชิกในครอบครัวที่แอบมองจะไม่กลายเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมของคุณ '

อย่า: วางคอมพิวเตอร์ไว้ใต้ใบหน้า

Shutterstock

การรักษาสายตาที่ดีเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการประชุมไม่ว่าคุณจะมีพวกเขาอยู่ด้วยกันหรือทางออนไลน์ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณวางกล้องไว้อย่างเหมาะสม

“ ทุกคนมีมุมที่ดูดีสำหรับพวกเขา แต่ไม่มีมุมมองจากพื้นดินที่มองขึ้นมา” กล่าว Flynn Zaiger ซีอีโอของหน่วยงานการตลาดดิจิทัลเชิงสร้างสรรค์ การมองโลกในแง่ดีออนไลน์ . แต่ Zaiger ขอแนะนำให้ยกระดับคอมพิวเตอร์ของคุณให้สูงกว่าระดับสายตาเล็กน้อยเพื่อให้ผู้อื่นมองเห็นคุณได้ง่ายและ ให้คุณดูดีที่สุด .

ทำ: ปิดการแจ้งเตือนของคุณ

Shutterstock / Alexey Boldin

ฉันแค่ฝันเป็นขาวดำ

การแจ้งเตือนที่เข้ามาในอุปกรณ์ของคุณไม่เพียง แต่รบกวนคุณเท่านั้น แต่ยังรบกวนทุกคนในแฮงเอาท์วิดีโอของคุณอีกด้วย

“ คุณไม่จำเป็นต้องได้รับแจ้งทุกหัวข้อข่าวหรือวิดีโอที่อัปโหลดใหม่ในช่วงเวลาที่เกิดขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งไม่ใช่ในช่วงงานที่กำหนดไว้” วัตต์กล่าวผู้ตั้งข้อสังเกตว่า“ ทุกครั้งที่คุณดูฟีดโซเชียลมีเดียของคุณอย่างรวดเร็ว คุณเสียเวลาในการผลิตไปมาก”

อย่า: รอจนถึงนาทีสุดท้ายเพื่อหาข้อผิดพลาดทางเทคนิค

Shutterstock / CLS Digital Arts

หากคุณต้องการให้การประชุมของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทดสอบซอฟต์แวร์ของคุณแล้วรวมถึงการตั้งค่าวิดีโอและเสียงของคุณก่อนเริ่มการโทร

“ การเริ่มการประชุมและเมื่อทราบว่าเสียงขาด ๆ หาย ๆ หรือวิดีโอมีความสับสนทำให้เกิดความล่าช้า” กล่าว รูเบนโยนาทาน , ซีอีโอของ GetVoIP ผู้ซึ่งเตือนว่าสิ่งนี้อาจทำให้คุณเสียค่าใช้จ่ายทางธุรกิจหากทำให้ลูกค้ามองว่าคุณไม่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปอย่างถูกต้อง Yonatan ขอแนะนำให้ทำแบบแห้งก่อนกับเพื่อนที่สามารถให้ข้อเสนอแนะกับคุณได้

ทำ: สร้างในบางช่วงเวลาหยุดทำงานระหว่างการโทร

Shutterstock / Roman Samborskyi

แม้ว่าคุณจะมีการประชุมแบบกลับไปกลับมา แต่การหยุดพักระหว่างกันเพียงไม่กี่นาทีก็สามารถสร้างความแตกต่างได้ว่าคุณมีประสิทธิภาพเพียงใดในแต่ละการประชุม

“ หลังจากการโทรและการประชุมคุณจะต้องใช้เวลาสองสามนาทีในการปิดอีเมลหรือข้อความติดตามจัดระเบียบบันทึกย่อที่คุณจดระหว่างการประชุมและเปลี่ยนเกียร์ทางจิตใจสำหรับงานต่อไป” Watts กล่าวโดยสังเกตว่าการขาด เวลาเตรียมการระหว่างการโทรสามารถเพิ่มความเสี่ยงที่จะทำให้คุณเสียสมาธิได้

อย่า: พูดเร็วเกินไป

Shutterstock / fizkes

อย่าปล่อยให้คำพูดตามปกติของคุณเป็นไมล์ต่อนาทีทำให้เพื่อนร่วมงานเข้าใจประเด็นที่คุณพยายามจะข้ามไปได้ยาก

“ อย่าพูดเร็วเกินไปเพื่อให้คนที่ฟัง (และดู) มีปัญหาในการเข้าใจคุณ” กล่าว เดโบราห์สวีนีย์ , ซีอีโอของ MyCorporation . หากคุณจำเป็นต้องหยุดพักชั่วคราว Sweeney แนะนำให้ยิ้มให้กล้องแทนการใช้คำพูดเติมเต็มเช่น“ อืม” หรือ“ เอ่อ” ซึ่งอาจทำให้คุณดูเหมือนไม่ได้เตรียมตัวไว้

ทำ: ให้ความสนใจกับภาษากายของผู้อื่น

Shutterstock / โฟกัสและเบลอ

การมีคนพูดพร้อมกันมากเกินไปอาจกลายเป็นเสียงขรมที่ไม่เข้าใจได้ในทันที หากคุณต้องการหลีกเลี่ยงการพูดซ้ำซ้อนให้ตรวจสอบว่าคุณกำลังอ่านคำพูดของผู้เข้าร่วมการประชุม ภาษากาย เพื่อรับคำชี้แนะว่าเมื่อใดที่จะพูดได้อย่างปลอดภัย

“ สัญญาณปกติที่ควรระวังคือการพยักหน้าหรือปากเริ่มเปิด” กล่าว จูเลียน Jost ซีอีโอและผู้ร่วมก่อตั้ง Spacebase .

อย่า: เปิดแท็บที่ไม่จำเป็น

Shutterstock / Friends Stock

หากคุณต้องการให้ใจจดจ่ออยู่กับงานที่ทำอยู่และหลีกเลี่ยงความลำบากใจที่อาจเกิดขึ้นให้แน่ใจว่าคุณได้ปิดแท็บที่ไม่จำเป็นทั้งหมดหรือย่อให้เล็กที่สุดในระหว่างการประชุม

“ คุณไม่อยากถูกจับผิดเมื่อมีคนถามว่า ‘คุณแชร์หน้าจอและแสดงให้เราดูได้ไหม’” กล่าว Shayne Sherman , ซีอีโอของ TechLoris ซึ่งตั้งข้อสังเกตว่าการเปิดแท็บมากเกินไปในครั้งเดียวอาจส่งผลต่อคุณภาพการโทรของคุณ

ทำ: ใช้หูฟังของคุณ

Shutterstock / fizkes

เพื่อนร่วมงานของคุณต้องการฟังคุณไม่ใช่เสียงเด็ก ๆ เล่นสุนัขเห่าหรือรถพยาบาลที่ออกไปข้างนอก

“ ไมโครโฟนของแล็ปท็อปส่วนใหญ่แย่มากและรับทุกเสียงรบกวน” กล่าว จูลี่บี ประธานของ BeeSmart โซเชียลมีเดีย . “ เอียร์บัดและเฮดโฟนช่วยลดเสียงรบกวนในพื้นหลังให้น้อยที่สุดและรับสิ่งที่คุณกำลังพูด”

อย่า: กำลังอ่าน.

Shutterstock / Pressmaster

หากคุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมในการประชุมของคุณมีส่วนร่วมอยู่เสมอพยายามส่งเสริมการสนทนาแทนการกล่าวสุนทรพจน์

“ ช่วงความสนใจของเราจะสั้นลงในทุกวันนี้ดังนั้นแทนที่จะนั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์และคุยกับคนที่คุยโทรศัพท์ให้มีส่วนร่วมกับผู้คนในการสนทนา” Bee แนะนำซึ่งบอกว่านิสัยนี้ยังช่วยให้ผู้คนมีส่วนร่วมและใส่ใจในการโทร .

ทำ: ใช้ปุ่มปิดเสียงและปิดวิดีโอ

Shutterstock / Sarach Naetimaetee

คุณไม่จำเป็นต้องเปิดไมโครโฟนหรือกล้องถ่ายรูปตลอดการประชุมทุกครั้งหากคุณไม่ได้รับการขอให้ทำเช่นนั้นโดยเฉพาะ

“ ถ้าคุณไม่พูดก็ปิดเสียงตัวเอง หากคุณจำเป็นต้องเคลื่อนไหวบ่อย ๆ หรือลุกขึ้นและหยุดพักจากการประชุม ... ให้ซ่อนวิดีโอของคุณและปิดเสียงตัวเอง” Bee แนะนำ

อย่า: พึ่งพา WiFi โดยเฉพาะ

Shutterstock / Olivier Le Moal

สิ่งที่ต้องพูดบนเตียงเพื่อให้เธอตื่น

การมีแผนสำรองในกรณีที่ WiFi ของคุณถูกตัดออกหมายความว่าคุณจะไม่พลาดรายละเอียดที่สำคัญแม้แต่รายละเอียดเดียว

“ ไม่มีสิ่งใดที่สามารถเอาชนะประสิทธิภาพเครือข่ายที่แข็งแกร่งของสายเคเบิลอีเธอร์เน็ตแบบเก่าได้” กล่าว โจแวนมิเลนโควิช ผู้ร่วมก่อตั้ง CommandTech . แม้ว่าแล็ปท็อปหลายเครื่องจะไม่มีพอร์ตอีเธอร์เน็ตอีกต่อไป แต่ Milenovic ตั้งข้อสังเกตว่าอะแดปเตอร์ CAT5 ถึง USB นั้นมีราคาไม่แพงและพร้อมใช้งานเพื่อให้สามารถเสียบปลั๊กได้

ทำ: ตั้งค่าการบันทึกอัตโนมัติ

Shutterstock / Olivier Le Moal

แทนที่จะพยายามจดบันทึกอย่างเมามันในระหว่างการประชุมของคุณให้ตั้งค่าการบันทึกอัตโนมัติเพื่อให้คุณสามารถเพลิดเพลินกับทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในภายหลังได้

“ การซูมช่วยให้คุณบันทึกการโทรโดยอัตโนมัติและสิ่งนี้มีค่ามากสำหรับการบันทึกความคิดเห็นของลูกค้าหรือทีมเกี่ยวกับโครงการ” กล่าว ดัสตี้อาหรับ , นักยุทธศาสตร์ธุรกิจด้วย The Reinvention Co. .

อย่า: ปล่อยให้อุปกรณ์ที่เปิดใช้งานอินเทอร์เน็ตอื่น ๆ ทำงาน

Shutterstock / David Herraez Calzada

การปิดอุปกรณ์ที่เปิดใช้งานอินเทอร์เน็ตอื่น ๆ รอบบ้านก่อนเริ่มการประชุมสามารถช่วย จำกัด การเชื่อมต่อที่ล่าช้าและทำให้การประชุมทางวิดีโอทำงานได้อย่างราบรื่น

“ แม้แต่แพ็คเกจอินเทอร์เน็ตที่ดีที่สุดก็ไม่สามารถรับประกันได้ว่าอินเทอร์เน็ตที่บ้านของคุณสามารถรองรับการประชุมทางธุรกิจที่ยาวนานผ่านการประชุมทางวิดีโอได้” มิเลนโควิชกล่าวซึ่งแนะนำให้ขอให้เพื่อนร่วมห้องและสมาชิกในครอบครัวพักการเล่นเกมและการดาวน์โหลดในระหว่างการประชุมของคุณเมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้

ทำ: ใช้ฟังก์ชันแชท

Shutterstock / Rawpixel.com

มีวิธีแก้ปัญหาง่ายๆหากคุณไม่ต้องการให้ทุกคนพูดคุยกันเมื่อถึงเวลาถาม - ตอบในตอนท้ายของการประชุม

“ ใช้ฟังก์ชั่นแชทเพื่อระบุว่าคุณมีคำถามหรือข้อความก่อนแทนที่จะโพล่งออกมา” แนะนำ แมทธิวรอส ผู้ร่วมก่อตั้งและซีโอโอของ ลานนิทรา .

อย่า: สวมเหงื่อของคุณ

Shutterstock / fizkes

ปฏิบัติต่อเพื่อนร่วมงานเสมือนจริงของคุณด้วยความเคารพเช่นเดียวกับที่คุณปฏิบัติต่อพวกเขาด้วยตนเองและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีส่วนร่วมในการประชุมของคุณ

“ พยายามหลีกเลี่ยงสิ่งที่สว่างเกินไปและอะไรก็ตามที่มีลวดลายมากเกินไป” แนะนำ ไคล์เติร์ก รองประธานฝ่ายการตลาดที่ Keynote Search . เติร์กกล่าวเสริมว่าแม้ว่าคุณคิดว่าเพื่อนร่วมงานของคุณจะมองเห็นคุณจากไหล่ขึ้นเท่านั้น แต่การสวมกางเกงที่เหมาะสมกับการทำงานก็เป็นความคิดที่ดีเสมอในกรณีที่คุณต้องลุกขึ้นหรือขยับตัว

ทำ: มีแผนสำรอง

รูปภาพธุรกิจ Shutterstock / Monkey

มีข้อมูลการเข้าสู่ระบบที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสำหรับการประชุมของคุณและคุณจะไม่พลาดทุกจังหวะหากการเชื่อมต่อของคุณล่าช้า

“ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีหมายเลขโทรศัพท์หรือแผนสำรองในกรณีที่ไม่ได้เชื่อมต่อออนไลน์ตามแผนที่วางไว้” แนะนำ Paige Arnof-Fenn ผู้ก่อตั้งและซีอีโอของ บริษัท การตลาดเชิงกลยุทธ์ระดับโลก Mavens & Moguls .

อย่า: ใช้แป้นพิมพ์ของคุณ

Shutterstock / Jacob Lund

หากคุณต้องการจดบันทึกระหว่างการประชุมให้พกสมุดบันทึกไว้แทนการแตะบนแป้นพิมพ์

“ ไม่ว่าคุณจะจดบันทึกหรือตอบอีเมลหรือแชทเป็นทีมเสียงการพิมพ์ของคุณจะรบกวนสมาธิ” กล่าว มาร์คสตราสแมน , SVP และ GM ของ UCC ที่ LogMeIn . หากการเขียนบันทึกด้วยมือดูเหมือนจะไม่ใช่ทางเลือกที่เพียงพอ Strassman ขอแนะนำให้ใช้บริการถอดเสียงในตัวที่มีอยู่ในแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอส่วนใหญ่

ทำ: เปิดใช้งานปุ่มลัด

Shutterstock / ชัดเจน

แทนที่จะคลำหาปุ่มเข้าถึงไมโครโฟนของคุณให้เปิดใช้งานปุ่มลัดก่อนการประชุมของคุณเพื่อให้คุณสามารถเข้ามาได้ทุกเมื่อที่จำเป็น

“ การเปิดใช้งาน push-to-talk จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณไม่ได้เป็นสาเหตุของเสียงสีขาวเสียงสะท้อนและเสียงพื้นหลังในสภาพแวดล้อมการโทรแบบกลุ่ม” กล่าว คีแนนเปรต , ผู้ก่อตั้ง Longhouse Media ซึ่งตั้งข้อสังเกตว่าฟังก์ชันนี้พร้อมใช้งานบนแพลตฟอร์มเช่น Zoom, Skype และ Discord

อย่า: ลืมออกจากระบบ

Shutterstock / shurkin_son

ก่อนที่คุณจะเปลี่ยนกลับไปเป็นหยาดเหงื่อคุณจะต้องทำขั้นตอนสุดท้ายที่สำคัญอย่างหนึ่งนั่นคือวางสาย

“ [อย่า] ให้เครื่องป้องกันก่อนออกจากระบบไมโครโฟน / ลำโพงอาจยังใช้งานได้อยู่!” ข้อควรระวัง Arnof-Fenn